Zalety outsourcingu IT w MŚP

W wielu małych i średnich firmach informatyką zajmuje się jedna osoba — etatowy informatyk albo pracownik, który „zna się na komputerach”. Dopóki wszystko działa, taki układ wystarcza. Kłopot zaczyna się przy pierwszej poważnej awarii, urlopie albo nowym projekcie, na który nikt nie ma czasu.

Outsourcing IT, czyli stała obsługa informatyczna przez zewnętrzną firmę, rozwiązuje część tych problemów — ale nie wszystkie. Poniżej piszemy wprost, co zyskujesz i kiedy lepszy będzie własny informatyk.

Kiedy outsourcing IT ma sens

Outsourcing ma sens, gdy w firmie powtarza się któraś z tych sytuacji:

• całe IT opiera się na jednej osobie — gdy jest na urlopie albo choruje, zgłoszenia czekają;
• firma rośnie, przybywa stanowisk, a sprzęt i konta dokupuje się na bieżąco, bez planu;
• nikt nie sprawdza, czy kopie zapasowe da się odtworzyć i czy aktualizacje się instalują;
• klienci, ubezpieczyciel albo przepisy (np. NIS2) zaczynają wymagać udokumentowanych zabezpieczeń.

Jeśli rozpoznajesz u siebie dwie lub więcej z nich, warto porównać koszt obecnego modelu z kosztem stałej obsługi.

Przewidywalny koszt

Stała obsługa to miesięczny abonament, którego wysokość zależy od liczby urządzeń (komputerów, serwerów, urządzeń sieciowych) i wybranego pakietu. Znasz koszt z góry — bez rachunków wystawianych po każdej awarii i bez szukania pomocy w pośpiechu.

Orientacyjną cenę dla swojej firmy policzysz sam: sprawdź koszt w kalkulatorze. Ostateczną podajemy w ofercie, po rozmowie i bezpłatnym wstępnym przeglądzie IT.

Zespół zamiast jednej osoby

Jedna osoba nie jest ekspertem od wszystkiego naraz — od sieci, serwerów, Microsoft 365, kopii zapasowych i bezpieczeństwa. W zespole każdą z tych dziedzin zajmuje się ktoś, kto robi to na co dzień, a urlop czy choroba jednej osoby nie zatrzymuje obsługi zgłoszeń.

Co obejmuje stała opieka, opisujemy na stronie obsługa informatyczna firm.

Jasny czas reakcji i stała kontrola

W umowie zapisujemy, jak szybko reagujemy na zgłoszenia krytyczne. Zależy to od pakietu: Standard (helpdesk pn–pt 7:00–17:00) — reakcja do 8 h albo do 4 h, Advance (helpdesk pn–pt 7:00–22:00) — do 2 h, Max (helpdesk całą dobę) — do 15 minut. Czas reakcji liczymy w godzinach pracy helpdesku.

Niezależnie od pakietu linia wsparcia odbiera telefony o każdej porze, więc zgłoszenie awarii przyjmiemy także w nocy i w weekend. Każdy pakiet obejmuje też monitoring z reakcją na alerty o każdej porze oraz miesięczny raport: zgłoszenia, czasy reakcji i stan systemów.

Bezpieczeństwo i kopie zapasowe

W małej firmie bezpieczeństwo zwykle przegrywa z bieżącą pracą: aktualizacje czekają, a kopii zapasowych nikt nie próbuje odtwarzać. W ramach stałej obsługi dbamy o aktualizacje i ochronę komputerów oraz serwerów, a kopie regularnie odtwarzamy próbnie. Regularne serwisowanie zapobiega większości awarii — taniej jest im zapobiegać, niż je naprawiać.

Więcej o tym, jak chronimy firmy, przeczytasz na stronach cyberbezpieczeństwo i backup danych.

Etat czy outsourcing?

Nie każdej firmie outsourcing opłaci się bardziej niż własny informatyk. Porównanie w skrócie:

Co porównujesz	Własny informatyk	Outsourcing IT
Obecność na miejscu	codziennie, od ręki	w Krakowie i Małopolsce, gdy trzeba; większość spraw zdalnie
Zastępstwa	urlop i choroba to przerwa w obsłudze	zgłoszenia przejmuje ktoś z zespołu
Zakres wiedzy	jedna osoba, jedna specjalizacja	sieć, serwery, Microsoft 365, bezpieczeństwo
Koszt	pensja niezależnie od liczby zgłoszeń	abonament zależny od liczby urządzeń i pakietu
Znajomość firmy	zna ludzi i zwyczaje od lat	poznaje firmę przy wdrożeniu i z dokumentacji

Własny informatyk sprawdzi się lepiej, gdy na miejscu codziennie jest dużo pracy przy sprzęcie i ludziach albo firma korzysta z nietypowych systemów, które trzeba znać od podszewki. Często najlepszy jest model mieszany: własny informatyk zajmuje się sprawami na miejscu, a zespół zewnętrzny serwerami, siecią, bezpieczeństwem, monitoringiem i zastępstwami.

Obsługujemy firmy na miejscu w Krakowie i Małopolsce, zdalnie w całej Polsce.

Jak zacząć

Pierwsza konsultacja jest bezpłatna: porozmawiamy o tym, jak dziś działa IT w Twojej firmie i czego potrzebujesz. Jeśli rozważasz stałą obsługę, wykonamy bezpłatny wstępny przegląd infrastruktury — pełny audyt informatyczny to osobna, płatna usługa. Ofertę przygotujemy w ciągu 24 h.