SharePoint czy OneDrive: gdzie trzymać pliki firmy

OneDrive służy do plików roboczych jednej osoby, a SharePoint do plików, które należą do zespołu albo całej firmy. Dokumenty firmowe trzymaj więc w SharePoint albo w zespołach Teams, które zapisują pliki kanałów właśnie w SharePoint, a OneDrive zostaw na robocze pliki pracownika.

Spis treści

1. Czy SharePoint i OneDrive to to samo?
2. SharePoint czy OneDrive — porównanie
3. Kiedy wybrać OneDrive, a kiedy SharePoint
4. Co się dzieje z plikami po odejściu pracownika
5. Jak udostępnić plik w SharePoint
6. Czy SharePoint jest bezpieczny?
7. Czy Microsoft robi kopię zapasową plików?
8. Jak przenieść pliki z dysku sieciowego
9. Jak uporządkować pliki w firmie krok po kroku
10. Najczęściej zadawane pytania

Czy SharePoint i OneDrive to to samo?

Pod względem technicznym są sobie bliskie: w Microsoft 365 OneDrive działa na tej samej platformie plików co SharePoint^[9]. Przeznaczenie mają jednak różne. Microsoft opisuje OneDrive jako miejsce do użytku indywidualnego, z okazjonalnym udostępnianiem plików, a witrynę zespołu w SharePoint jako miejsce do regularnego udostępniania i wspólnej pracy nad plikami^[1].

Ta różnica ma konsekwencje. Według opisu usługi przestrzeń OneDrive jest przydzielana na użytkownika i przeznaczona na jego osobiste pliki robocze, a przechowywanie w niej danych działów i całej organizacji nie jest przewidziane^[2]. Mówiąc wprost: OneDrive pracownika to nie jest firmowy dysk.

SharePoint czy OneDrive — porównanie

	OneDrive	SharePoint (i pliki w Teams)
Do czego służy	Pliki robocze jednej osoby[1]	Pliki zespołu, działu, projektu albo klienta[1]
Czyje są pliki	Użytkownika — dopóki nie udostępni, tylko on ma do nich dostęp[1]	Wspólne, z uprawnieniami nadanymi witrynie albo zespołowi
Po odejściu pracownika	Konto trafia do procesu usuwania[13]	Pliki zostają bez zmian[10]
Miejsce	Zwykle 1 TB na użytkownika w planach Business[2]	1 TB na organizację plus 10 GB za każdą licencję, do 25 TB na witrynę[3]
Wersje plików	Domyślnie 500 wersji każdego pliku w nowych bibliotekach[9]
Kosz	Usunięte pliki można przywrócić przez 93 dni[9]

Do tego dochodzi Teams: pliki widoczne na karcie „Pliki” zespołu są zapisywane w witrynie SharePoint, a każdy kanał prywatny ma własną witrynę^[4]. Praca w Teams to więc w praktyce praca na SharePoint.

Kiedy wybrać OneDrive, a kiedy SharePoint

Prosta zasada: jeśli plik będzie potrzebny komuś poza autorem — dziś albo za rok — powinien trafić do SharePoint albo do zespołu w Teams. Do OneDrive pasują szkice, notatki i pliki, nad którymi pracujesz sam, zanim przeniesiesz gotową wersję do wspólnej biblioteki. Microsoft radzi też, by dla każdego klienta, z którym wymieniasz dokumenty, założyć osobną witrynę zespołu^[1].

W praktyce dobrze sprawdza się układ: jedna witryna albo zespół na dział, osobne witryny na większe projekty i klientów, a w OneDrive tylko pliki robocze. Wtedy uprawnienia nadajesz grupom, a nie pojedynczym plikom, i łatwiej utrzymać porządek.

Co się dzieje z plikami po odejściu pracownika

Z SharePoint nic się nie dzieje: treści utworzone przez pracownika zostają, bo to środowisko wspólne, w przeciwieństwie do jego skrzynki pocztowej czy OneDrive^[10]. Z OneDrive jest inaczej. Proces usuwania zaczyna się, gdy konto zostanie usunięte z Microsoft Entra ID: domyślnie pliki są przechowywane przez 30 dni, a przełożony automatycznie dostaje do nich dostęp^[13].

Częstsza w małych firmach praktyka — samo odebranie licencji albo zablokowanie logowania — nie uruchamia tego procesu^[13]. Takie konto po 60 dniach przechodzi w tryb tylko do odczytu, a po 93 dniach trafia do archiwum^[16]. Od 1 lipca 2026 r. nieopłacone konta OneDrive bez licencji mogą zostać usunięte po 365 dniach, nawet gdy obowiązują zasady przechowywania^[16]. To mocny argument, żeby pliki firmy od początku leżały w SharePoint, a nie w OneDrive pracownika.

Jak udostępnić plik w SharePoint

Udostępnianie zaczynasz w bibliotece witryny: zaznaczasz plik albo folder i wybierasz, komu i z jakim linkiem go przekazać^[6]. Microsoft przewiduje trzy główne rodzaje linków^[5]:

• Każdy — działa dla każdego, kto dostanie link, bez logowania, a dostępu nie da się prześledzić w dzienniku.
• Osoby w organizacji — działa tylko dla osób z Twojej firmy w Microsoft 365.
• Określone osoby — działa tylko dla osób wskazanych przy udostępnianiu.

Jeśli któraś opcja jest wyszarzona, zwykle oznacza to, że ograniczył ją administrator^[6]. Warto też wiedzieć, że udostępnianie osobom spoza firmy jest domyślnie włączone dla całego SharePoint i OneDrive, a dokumenty poufne Microsoft radzi przechowywać w witrynie z wyłączonym udostępnianiem zewnętrznym^[7].

Czy SharePoint jest bezpieczny?

Sama platforma jest odporna na awarie: każdy plik w płatnej subskrypcji jest zapisywany jednocześnie w dwóch regionach centrów danych^[9]. Ryzyko leży zwykle w konfiguracji. Microsoft zaznacza, że domyślnie SharePoint ustawia udostępnianie na najmniej restrykcyjną opcję^[15], więc bez przeglądu ustawień pliki łatwo trafiają do zbyt wielu osób.

Znaczenie tego rośnie przy wdrażaniu asystenta AI. Microsoft Copilot (dawniej Microsoft 365 Copilot) pokazuje dane firmy, do których użytkownik ma co najmniej uprawnienia do odczytu, dlatego Microsoft zaleca uporządkowanie uprawnień w SharePoint^[8]. Usunięcie nadmiernego udostępniania to według Microsoftu pierwszy z trzech filarów bezpiecznego wdrożenia Copilota^[19]. Więcej o tym piszemy na stronie wdrożenia AI w firmie.

Czy Microsoft robi kopię zapasową plików?

Microsoft ma mechanizmy, które chronią przed awarią i pomyłkami: wersje plików, kosz przez 93 dni i możliwość cofnięcia całej biblioteki do dowolnego momentu z ostatnich 30 dni^[9]. To jednak nie to samo co niezależna kopia zapasowa. Według modelu współodpowiedzialności Microsoftu w usługach chmurowych to klient jest właścicielem swoich danych i odpowiada za ich ochronę^[11].

Microsoft pisze wprost, że ciągłość działania wymaga rozwiązania do kopii zapasowych i odtwarzania, takiego jak Microsoft 365 Backup^[15]. Ta usługa obejmuje witryny SharePoint, konta OneDrive i skrzynki Exchange, a okno odtwarzania można ustawić na 3 miesiące, 6 miesięcy, rok albo dwa lata^[12]. Inne rozwiązania kopii dla Microsoft 365 opisujemy na stronie backup danych.

Jak przenieść pliki z dysku sieciowego

Microsoft udostępnia dwa narzędzia. Migration Manager znajduje się w centrum administracyjnym SharePoint i prowadzi przez konfigurację agentów oraz zadań migracji, obsługując pliki do 250 GB^[14]. SharePoint Migration Tool to bezpłatne narzędzie do przenoszenia treści z lokalnych udziałów plików do Microsoft 365^[17]. W obu przypadkach pliki są kopiowane, a źródłowe zostają na miejscu^[18], więc dysk sieciowy można wyłączyć dopiero po sprawdzeniu, że wszystko się przeniosło.

Narzędzie to jednak najmniejsza część pracy. Wcześniej trzeba zaplanować układ witryn i zespołów, uprawnienia grup oraz to, co ze starego dysku w ogóle przenosić. Takie migracje prowadzimy w ramach wdrożeń Microsoft 365.

Jak uporządkować pliki w firmie krok po kroku

Przeniesienie plików do chmury to dobra okazja, żeby zrobić porządek, a nie tylko skopiować bałagan w nowe miejsce. Tak zwykle prowadzimy to w firmach:

1. Spis danych. Sprawdzamy, jakie dokumenty firma ma, gdzie dziś leżą i kto z nich korzysta: wspólny dysk, skrzynki pocztowe, laptopy pracowników.
2. Układ witryn i zespołów. Planujemy jedną witrynę albo zespół na dział, osobne miejsca na większe projekty i klientów, a w OneDrive zostawiamy tylko pliki robocze.
3. Uprawnienia dla grup. Dostęp nadajemy grupom osób, a nie pojedynczym plikom, dzięki czemu nowy pracownik od razu widzi to, czego potrzebuje, a odchodzący traci dostęp jednym ruchem.
4. Zasady udostępniania. Ustalamy, czy i komu wolno wysyłać linki poza firmę, i ograniczamy linki dostępne dla każdego.
5. Migracja. Przenosimy pliki ze starego dysku i z OneDrive pracowników do właściwych bibliotek.
6. Kopie zapasowe. Włączamy kopię niezależną od samego Microsoft 365 i sprawdzamy, czy da się z niej odtworzyć pliki.
7. Krótkie szkolenie. Pokazujemy pracownikom, gdzie zapisywać pliki i jak je bezpiecznie udostępniać.

Najczęściej zadawane pytania

Czy SharePoint jest płatny?

SharePoint wchodzi w skład planów Microsoft 365 i Office 365, a można go też kupić osobno jako SharePoint Plan 1 albo Plan 2^[3].

Czy OneDrive jest w Microsoft 365?

Tak. OneDrive jest w planach Microsoft 365 i Office 365 oraz w planach SharePoint, a można go też kupić jako osobny plan^[2].

Gdzie Teams zapisuje pliki?

Pliki z kanałów zespołu trafiają do witryny SharePoint połączonej z zespołem, a każdy kanał prywatny ma osobną witrynę^[4].

Ile miejsca daje OneDrive?

W planach Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium jest to 1 TB na użytkownika, a w planach E3 i E5 przestrzeń można zwiększyć do 5 TB^[2].

Źródła

1. Microsoft Learn, „Set up OneDrive file storage and sharing”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
2. Microsoft Learn, „OneDrive service description”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
3. Microsoft Learn, „SharePoint limits”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
4. Microsoft Learn, „Teams and SharePoint integration”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
5. Microsoft Learn, „How shareable links work in OneDrive and SharePoint in Microsoft 365”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
6. Microsoft Support, „Share SharePoint files or folders”, support.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
7. Microsoft Learn, „Overview of external sharing in SharePoint and OneDrive in Microsoft 365”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
8. Microsoft Learn, „Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
9. Microsoft Learn, „SharePoint and OneDrive data resiliency in Microsoft 365”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
10. Microsoft Learn, „Learn about retention for SharePoint and OneDrive”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
11. Microsoft Learn, „Shared responsibility in the cloud”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
12. Microsoft Learn, „Overview of Microsoft 365 Backup”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
13. Microsoft Learn, „OneDrive retention and deletion”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
14. Microsoft Learn, „Migrate your file shares to Microsoft 365 with Migration Manager”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
15. Microsoft Learn, „Get ready for Microsoft Copilot with SharePoint Advanced Management”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
16. Microsoft Learn, „Manage unlicensed OneDrive user accounts”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
17. Microsoft Learn, „SharePoint Migration Tool for SharePoint and OneDrive”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
18. Microsoft Learn, „Migrate to Microsoft 365”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).
19. Microsoft Learn, „Secure & Governed Data Foundation for Microsoft Copilot – Foundational Deployment Guidance”, learn.microsoft.com (dostęp: 2026-10-14).